De câțiva ani mă lovesc de o problemă legată de delimitarea utilizării aplicaților de tip Office de cea a aplicațiilor dedicate, funcție de activitățile desfășurate în firme. Cu alte cuvinte: până unde ne putem permite să ne folosim de Excel sau Access în condițiile în care activitatea firmei este, să zicem, una critică? Aveți idee câte firme utilizează calculul tabelar, cu zeci sau chiar sute de mii de înregistrări zilnice, pentru analize și luarea deciziilor?
Potrivit unui studiu KPMG Management Consulting, au fost găsite cel puţin 5 erori în aproape 95% din modelele financiare verificate. Același lucru a fost raportat și de firma britanică de contabilitate Coopers & Lybrand (erori în 90% din foile de calcul auditate). Cam mare rata de apariţie a acestor erori… Dacă ne gândim că pierderile pentru firmă se îndreaptă, în general, către venituri și profit – aceste procente devin alarmante. Dacă totuși, sunteți curioși ce pierderi pot interveni urmăriți aceste “povestiri”. Cauza declarată este, de multe ori, cea umană. 
Dacă este cea umană, atunci se pune sau nu problema pregătirii permanente a angajaților? Fără să vreau mi-am adus aminte de un articol a unui prieten unde chiar că se punea problema unui training în acea firmă (bancă, dacă citiți articolul)… și atunci nu vorbim numai de integritatea datelor ci și de siguranța și securitatea lor.
Se pune deci întrebarea: Avem riscuri în utilizarea produselor Office?
Se pare că da… Dacă ați urmărit povestirile de mai sus sau dacă luăm în considerare apariția unor “organizații” dedicate risk managementului pe această categorie de interes: The European Spreadsheet Risks Interest Group ori Spreadsheet Standards Review Board (apropo, aceștia au postat și un Best Practice Spreadsheet Modelling Standards)… putem spune că ne confruntăm, chiar dacă nu o recunoaștem, cu o serie de riscuri.
Mai mult ca sigur, dacă luăm cazul Excel-ului, acesta o să rămână prima alegere pentru firme în culegerea şi analiza datelor. Dacă nu am putut determina firmele să treacă pe produse dedicate (fiind adept Microsoft am spus C# cu SQL Server ), atunci am încercat să promovez o utilizare cât mai “curată” a aplicațiilor Office (atât Excel, cât și Access).
Până la următorul articol care o să trateze modalități de auditare Excel hai să urmărim o structură a erorilor din foile de calcul…
Din 2012 sper să găsiți aici studii de caz în care să identificăm cum să evităm elementele de risc în produsele Office.
5 Comentarii la “Riscuri în utilizarea produselor Office”
De aici lipseşte una importantă: lipsa de cunoştinţe de nivel basic în lucrul cu aplicaţii de calcul tabelar.
)
Ştiu eu câteva cazuri grave. Una dintre persoane este doctorand dar nu ştia de ce nu îi apare textul dintr-un textbox pus peste o poză cu fundal negru.
Am găsit persoane super “nișate” în firme de la care am avut ce să învăț… dar adevărul e că marea majoritate a angajaților au mari probleme… dar pun asta pe inconștiența patronilor că acceptă așa ceva… Tu ai dreptate… poate că de la educațional ar trebui să pornim…
Lasă că nici angajaţii nu sunt mai prejos. Mulţi nici nu vor să înveţe sau se bagă unde nu trebuie.
Am un fost coleg care promite marea cu sarea la muncă (acum a promis că face el baza de date în SQL, etc.), dar el abia se descurcă în Excel cu interogări simple.
Păi cât de cât s-a prins de treabă, asta după ce am rupt telefonul în două cu el.
)